{"id":295,"date":"2026-07-20T11:51:25","date_gmt":"2026-07-20T10:51:25","guid":{"rendered":"https:\/\/orlowski.pm\/?p=295"},"modified":"2026-07-20T11:51:25","modified_gmt":"2026-07-20T10:51:25","slug":"workflow-jako-cyfrowe-srodowisko-pracy","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/orlowski.pm\/index.php\/2026\/07\/20\/workflow-jako-cyfrowe-srodowisko-pracy\/","title":{"rendered":"Systemy klasy Workflow jako cyfrowe \u015brodowisko pracy administracji"},"content":{"rendered":"\n

Jeszcze kilka lat temu elektroniczne zarz\u0105dzanie dokumentacj\u0105 by\u0142o tematem interesuj\u0105cym przede wszystkim archiwist\u00f3w, kancelarie og\u00f3lne, informatyk\u00f3w i osoby zajmuj\u0105ce si\u0119 organizacj\u0105 pracy jednostek publicznych (czyli nie tylko urz\u0119d\u00f3w, a tak\u017ce innych podmiot\u00f3w podlegaj\u0105cych pod Ustaw\u0119 o narodowy zasobie archiwalnym i archiwach). Dzisiaj informacje
o EZD RP mo\u017cna us\u0142ysze\u0107 nawet w og\u00f3lnopolskich stacjach radiowych.<\/p>\n\n\n\n

\"Cyfrowy<\/figure>\n\n\n\n

To do\u015b\u0107 symboliczny moment. System, kt\u00f3ry jeszcze niedawno funkcjonowa\u0142 g\u0142\u00f3wnie w specjalistycznych dyskusjach o cyfryzacji administracji, sta\u0142 si\u0119 elementem komunikacji skierowanej do szerokiego grona odbiorc\u00f3w. Nie oznacza to oczywi\u015bcie, \u017ce obywatel powinien zna\u0107 funkcje systemu EZD albo interesowa\u0107 si\u0119 sposobem dekretowania dokument\u00f3w w urz\u0119dzie. Powinien natomiast odczu\u0107 efekty jego dzia\u0142ania. Sprawa powinna by\u0107 szybciej przekazana do w\u0142a\u015bciwej osoby, dokument \u0142atwiejszy do odnalezienia,
a urz\u0105d mniej zale\u017cny od papierowych teczek, segregator\u00f3w i fizycznego obiegu korespondencji. W\u0142a\u015bnie dlatego uwa\u017cam, \u017ce EZD jest jednym
z najwa\u017cniejszych kierunk\u00f3w rozwoju podmiot\u00f3w publicznych. Nie jako kolejny obowi\u0105zkowy system informatyczny, ale jako podstawa organizacji pracy z dokumentacj\u0105 i informacj\u0105.<\/p>\n\n\n\n

Nie chodzi tylko o elektroniczne dokumenty<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Skr\u00f3t EZD rozwijamy jako elektroniczne zarz\u0105dzanie dokumentacj\u0105. Nazwa mo\u017ce sugerowa\u0107, \u017ce najwa\u017cniejszy jest dokument i zast\u0105pienie jego papierowej postaci plikiem. W praktyce znacznie wa\u017cniejsza jest sprawa oraz ca\u0142y proces jej obs\u0142ugi.<\/p>\n\n\n\n

Dokument wp\u0142ywa do organizacji, zostaje zarejestrowany, opisany, zadekretowany i przekazany do w\u0142a\u015bciwej kom\u00f3rki. Nast\u0119pnie mo\u017ce sta\u0107 si\u0119 podstaw\u0105 nowej sprawy albo zosta\u0107 do\u0142\u0105czony do sprawy ju\u017c prowadzonej. W dalszej kolejno\u015bci powstaj\u0105 projekty pism, uzgodnienia, akceptacje, podpisy i wysy\u0142ki. Na ko\u0144cu dokumentacja musi zosta\u0107 odpowiednio przechowana.<\/p>\n\n\n\n

EZD porz\u0105dkuje ten przep\u0142yw. Dlatego warto patrze\u0107 na niego nie jak na elektroniczny sekretariat, lecz jak na system klasy workflow – \u015brodowisko,
w kt\u00f3rym dokumenty, informacje i decyzje przemieszczaj\u0105 si\u0119 pomi\u0119dzy kolejnymi uczestnikami procesu. Dla pracownika oznacza to przede wszystkim \u0142atwiejszy dost\u0119p do dokumentacji. Nie trzeba ustala\u0107, w czyim pokoju znajduje si\u0119 teczka albo komu ostatnio przekazano pismo. Historia sprawy jest dost\u0119pna w jednym miejscu, podobnie jak jej aktualny status, powi\u0105zane dokumenty i wykonane czynno\u015bci.<\/p>\n\n\n\n

Dla os\u00f3b zarz\u0105dzaj\u0105cych warto\u015b\u0107 jest inna. System pozwala zobaczy\u0107, gdzie znajduj\u0105 si\u0119 sprawy, jak d\u0142ugo trwaj\u0105 poszczeg\u00f3lne etapy i w kt\u00f3rych miejscach powstaj\u0105 op\u00f3\u017anienia. Umo\u017cliwia r\u00f3wnie\u017c lepsze roz\u0142o\u017cenie pracy oraz bardziej \u015bwiadome zarz\u0105dzanie terminowo\u015bci\u0105.<\/p>\n\n\n\n

U\u017cytkownik zewn\u0119trzny zazwyczaj nie ma bezpo\u015bredniego kontaktu z EZD. Korzysta z formularza, e-Dor\u0119cze\u0144, portalu us\u0142ugowego albo innego kana\u0142u komunikacji. EZD dzia\u0142a po drugiej stronie – wewn\u0105trz organizacji. Od jako\u015bci tego zaplecza zale\u017cy jednak, co wydarzy si\u0119 z dokumentem po jego wys\u0142aniu. Mo\u017cna udost\u0119pni\u0107 obywatelowi nowoczesny formularz internetowy,
a nast\u0119pnie wydrukowa\u0107 otrzymany wniosek i dalej obs\u0142ugiwa\u0107 go w spos\u00f3b papierowy. Z punktu widzenia technologii kana\u0142 kontaktu jest elektroniczny.
Z punktu widzenia procesu niewiele si\u0119 zmieni\u0142o.
Prawdziwa cyfryzacja zaczyna si\u0119 dopiero wtedy, gdy r\u00f3wnie\u017c wewn\u0119trzna cz\u0119\u015b\u0107 procesu jest prowadzona elektronicznie. Front office i back office musz\u0105 tworzy\u0107 jeden ci\u0105g obs\u0142ugi. W przeciwnym razie cyfrowa us\u0142uga staje si\u0119 jedynie nowym wej\u015bciem do nadal analogowej organizacji.<\/p>\n\n\n\n

System szyty na miar\u0119 sektora, a nie pojedynczego urz\u0119du<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

EZD PUW, a nast\u0119pnie EZD RP, powstawa\u0142y z my\u015bl\u0105 o specyfice administracji publicznej. Jest to istotne, poniewa\u017c zarz\u0105dzanie dokumentacj\u0105 w podmiocie publicznym nie sprowadza si\u0119 do przesy\u0142ania plik\u00f3w pomi\u0119dzy pracownikami. Trzeba uwzgl\u0119dni\u0107 instrukcj\u0119 kancelaryjn\u0105, jednolity rzeczowy wykaz akt, klasyfikacj\u0119 archiwaln\u0105, metadane, podpisy elektroniczne, sk\u0142ady chronologiczne, uprawnienia oraz mo\u017cliwo\u015b\u0107 odtworzenia przebiegu za\u0142atwiania sprawy. System musi wspiera\u0107 ca\u0142y cykl \u017cycia dokumentacji, a nie tylko jej bie\u017c\u0105cy obieg.<\/p>\n\n\n\n

„Szyty na miar\u0119” nie powinno jednak oznacza\u0107 tworzenia oddzielnego rozwi\u0105zania dla ka\u017cdej instytucji. Znacznie rozs\u0105dniejszy jest wsp\u00f3lny produkt przeznaczony dla sektora publicznego, kt\u00f3ry mo\u017cna konfigurowa\u0107 zgodnie ze struktur\u0105 i potrzebami konkretnej organizacji. Dzi\u0119ki temu kolejne jednostki nie rozpoczynaj\u0105 wdro\u017cenia od pustej kartki. Mog\u0105 korzysta\u0107 ze wsp\u00f3lnego rozwi\u0105zania, wcze\u015bniej przygotowanych mechanizm\u00f3w oraz do\u015bwiadcze\u0144 zebranych podczas innych wdro\u017ce\u0144. Jednocze\u015bnie ka\u017cda nowa organizacja wnosi w\u0142asne potrzeby, kt\u00f3re mog\u0105 wp\u0142ywa\u0107 na dalszy rozw\u00f3j produktu.<\/p>\n\n\n\n

To podej\u015bcie daje administracji co\u015b wi\u0119cej ni\u017c standaryzacj\u0119 oprogramowania. Pozwala budowa\u0107 wsp\u00f3lny spos\u00f3b pracy z dokumentacj\u0105, ogranicza\u0107 liczb\u0119 lokalnych rozwi\u0105za\u0144 i wykorzystywa\u0107 wiedz\u0119 zgromadzon\u0105 w wielu instytucjach. Dobrze wdro\u017cony system workflow tworzy r\u00f3wnie\u017c bardziej uniwersalne miejsce pracy. Dost\u0119p do sprawy przestaje zale\u017ce\u0107 od tego, gdzie znajduje si\u0119 jej papierowa teczka. Uprawniony pracownik mo\u017ce dotrze\u0107 do dokumentacji z poziomu swojego stanowiska, niezale\u017cnie od tego, w kt\u00f3rej cz\u0119\u015bci organizacji znajduje si\u0119 fizyczny orygina\u0142.<\/p>\n\n\n\n

Nie oznacza to nieograniczonego dost\u0119pu. Przeciwnie – uprawnienia, bezpiecze\u0144stwo i rozliczalno\u015b\u0107 dzia\u0142a\u0144 s\u0105 podstawowymi warunkami funkcjonowania takiego \u015brodowiska. Uniwersalno\u015b\u0107 polega na tym, \u017ce miejsce pracy jest organizowane wok\u00f3\u0142 procesu i dost\u0119pu do informacji, a nie wok\u00f3\u0142 szafy z dokumentami.<\/p>\n\n\n\n

Jak wdra\u017ca\u0107 EZD, \u017ceby nie sko\u0144czy\u0107 na instalacji systemu<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Najwi\u0119kszym b\u0142\u0119dem jest potraktowanie wdro\u017cenia EZD jako projektu wy\u0142\u0105cznie informatycznego.<\/p>\n\n\n\n

Mo\u017cna przygotowa\u0107 infrastruktur\u0119, za\u0142o\u017cy\u0107 konta, skonfigurowa\u0107 role
i przeprowadzi\u0107 szkolenia z obs\u0142ugi interfejsu. Nie oznacza to jeszcze, \u017ce organizacja jest gotowa do elektronicznego prowadzenia spraw.<\/p>\n\n\n\n

EZD zmienia spos\u00f3b wykonywania codziennej pracy. Dotyczy kancelarii, pracownik\u00f3w merytorycznych, sekretariat\u00f3w, archiwum i kierownictwa. Wp\u0142ywa na spos\u00f3b dekretowania, przygotowywania pism, uzyskiwania akceptacji i przechowywania dokumentacji. Zmienia r\u00f3wnie\u017c poziom przejrzysto\u015bci proces\u00f3w. Dlatego wdro\u017cenie powinno rozpocz\u0105\u0107 si\u0119 od ustalenia, co organizacja chce dzi\u0119ki niemu osi\u0105gn\u0105\u0107. Samo uruchomienie systemu jest dzia\u0142aniem, nie celem.<\/p>\n\n\n\n

Celem mo\u017ce by\u0107 skr\u00f3cenie obiegu dokument\u00f3w, zwi\u0119kszenie liczby spraw prowadzonych elektronicznie, poprawa terminowo\u015bci albo ograniczenie liczby wydruk\u00f3w. W innej jednostce najwa\u017cniejsze b\u0119dzie uporz\u0105dkowanie rejestr\u00f3w, \u0142atwiejsze wyszukiwanie dokumentacji lub zapewnienie kompletnej historii podejmowanych decyzji. Bez takiego punktu odniesienia \u0142atwo uzna\u0107 wdro\u017cenie za zako\u0144czone w momencie technicznego uruchomienia systemu. Tymczasem dopiero po kilku miesi\u0105cach mo\u017cna oceni\u0107, czy zmieni\u0142 si\u0119 rzeczywisty spos\u00f3b pracy.<\/p>\n\n\n\n

R\u00f3wnie wa\u017cne jest w\u0142a\u015bciwe umocowanie przedsi\u0119wzi\u0119cia. EZD nie mo\u017ce by\u0107 projektem dzia\u0142u IT ani zadaniem pozostawionym wy\u0142\u0105cznie kancelarii. W przygotowanie wdro\u017cenia powinni by\u0107 zaanga\u017cowani przedstawiciele kom\u00f3rek merytorycznych, archiwum, obszaru prawnego, bezpiecze\u0144stwa informacji, ochrony danych oraz zespo\u0142\u00f3w technicznych.<\/p>\n\n\n\n

Potrzebny jest tak\u017ce sponsor na poziomie kierownictwa. Nie tylko osoba, kt\u00f3ra formalnie zaakceptuje uruchomienie projektu, ale kto\u015b gotowy do podejmowania decyzji i egzekwowania nowych zasad pracy.<\/p>\n\n\n\n

Ma to szczeg\u00f3lne znaczenie w administracji, gdzie przyk\u0142ad id\u0105cy z g\u00f3ry jest bardzo czytelny. Je\u017celi kierownictwo deklaruje poparcie dla elektronizacji, ale nadal oczekuje papierowych teczek do akceptacji, pozostali pracownicy szybko uznaj\u0105, \u017ce prawdziwe zasady si\u0119 nie zmieni\u0142y.<\/p>\n\n\n\n

Najpierw proces, p\u00f3\u017aniej konfiguracja<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Przed rozpocz\u0119ciem prac konfiguracyjnych trzeba pozna\u0107 spos\u00f3b dzia\u0142ania organizacji.<\/p>\n\n\n\n

Nie ten opisany w regulaminach i procedurach, ale ten rzeczywisty. W wielu instytucjach pomi\u0119dzy formalnym przebiegiem dokumentu a praktyk\u0105 istniej\u0105 istotne r\u00f3\u017cnice. Pojawiaj\u0105 si\u0119 dodatkowe rejestry, arkusze, notatniki i lokalne uzgodnienia, o kt\u00f3rych nie wiedz\u0105 osoby spoza danej kom\u00f3rki.<\/p>\n\n\n\n

Analiza powinna obj\u0105\u0107 punkty kancelaryjne, wolumen korespondencji, lokalizacje organizacji, systemy dziedzinowe, zakresy uprawnie\u0144, spos\u00f3b podpisywania dokument\u00f3w oraz wykorzystywane klasy z JRWA. Trzeba r\u00f3wnie\u017c ustali\u0107, kt\u00f3re rodzaje spraw mog\u0105 by\u0107 prowadzone elektronicznie od pocz\u0105tku, a kt\u00f3re wymagaj\u0105 okresu przej\u015bciowego.<\/p>\n\n\n\n

Szczeg\u00f3lnej uwagi wymagaj\u0105 sprawy rozpocz\u0119te przed uruchomieniem systemu, obs\u0142uga dokument\u00f3w papierowych, zasady skanowania, prowadzenie sk\u0142ad\u00f3w chronologicznych oraz post\u0119powanie na wypadek awarii. Wdro\u017cenie systemu workflow jest tak\u017ce dobr\u0105 okazj\u0105 do uproszczenia proces\u00f3w.<\/u><\/strong> Elektronizacja nie powinna polega\u0107 na mechanicznym przeniesieniu do systemu wszystkich dotychczasowych czynno\u015bci.<\/u><\/strong><\/p>\n\n\n\n

Je\u017celi papierowe pismo przechodzi\u0142o przez kilka sekretariat\u00f3w, warto najpierw ustali\u0107, czy ka\u017cde z tych przekaza\u0144 nadal ma sens. Automatyzowanie \u017ale zaprojektowanego procesu sprawi jedynie, \u017ce niew\u0142a\u015bciwy proces b\u0119dzie wykonywany szybciej.<\/p>\n\n\n\n

Pilota\u017c powinien sprawdza\u0107 prac\u0119, a nie tylko system<\/h3>\n\n\n\n

Bezpieczniejszym rozwi\u0105zaniem jest rozpocz\u0119cie od ograniczonego zakresu. Mog\u0105 to by\u0107 wybrane klasy spraw, konkretna kom\u00f3rka organizacyjna albo proces, kt\u00f3rego przebieg jest dobrze rozpoznany.<\/p>\n\n\n\n

Pilota\u017c powinien obejmowa\u0107 ca\u0142y cykl obs\u0142ugi dokumentu: od rejestracji wp\u0142ywu, przez dekretacj\u0119 i za\u0142o\u017cenie sprawy, a\u017c po przygotowanie pisma, akceptacj\u0119, podpis i wysy\u0142k\u0119. Nie wystarczy sprawdzi\u0107, czy system umo\u017cliwia wykonanie ka\u017cdej z tych czynno\u015bci oddzielnie. Trzeba oceni\u0107, czy ca\u0142y proces dzia\u0142a w warunkach codziennej pracy, tak\u017ce przy wi\u0119kszej liczbie dokument\u00f3w, nieobecno\u015bciach pracownik\u00f3w i nietypowych przypadkach.<\/p>\n\n\n\n

To w\u0142a\u015bnie podczas pilota\u017cu najcz\u0119\u015bciej ujawniaj\u0105 si\u0119 niejasne procedury, \u017ale skonfigurowane role albo rozbie\u017cno\u015bci pomi\u0119dzy sposobem, w jaki proces zosta\u0142 zaprojektowany, a sposobem, w jaki jest rzeczywi\u015bcie wykonywany.<\/p>\n\n\n\n

Warto te\u017c wykorzysta\u0107 ten etap do zbudowania sieci koordynator\u00f3w. Centralne szkolenie daje podstawow\u0105 wiedz\u0119, ale nie rozwi\u0105zuje wszystkich problem\u00f3w pojawiaj\u0105cych si\u0119 p\u00f3\u017aniej. U\u017cytkownicy potrzebuj\u0105 osoby, do kt\u00f3rej mog\u0105 zwr\u00f3ci\u0107 si\u0119 z konkretnym przypadkiem dotycz\u0105cym ich pracy.<\/p>\n\n\n\n

Stopniowo, ale nie w niesko\u0144czono\u015b\u0107<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Etapowe wdro\u017cenie ogranicza ryzyko. Najpierw mo\u017cna uruchomi\u0107 elektroniczne rejestry przesy\u0142ek. Nast\u0119pnie wykorzystywa\u0107 EZD jako system wspieraj\u0105cy, w kt\u00f3rym pracownicy ucz\u0105 si\u0119 dekretowania, zak\u0142adania spraw
i przygotowywania dokument\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n

Kolejnym krokiem powinno by\u0107 prowadzenie wybranych klas spraw wy\u0142\u0105cznie elektronicznie. Dopiero po potwierdzeniu gotowo\u015bci organizacji system mo\u017ce sta\u0107 si\u0119 podstawowym \u015brodowiskiem wykonywania czynno\u015bci kancelaryjnych.<\/p>\n\n\n\n

Takie podej\u015bcie daje czas na zdobycie do\u015bwiadczenia i poprawienie procedur. Nie powinno jednak prowadzi\u0107 do trwa\u0142ego utrzymywania dw\u00f3ch r\u00f3wnoleg\u0142ych \u015bwiat\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n

Podw\u00f3jny obieg jest dla pracownik\u00f3w szczeg\u00f3lnie uci\u0105\u017cliwy. Te same czynno\u015bci wykonuje si\u0119 w systemie i na papierze, a przy okazji powstaj\u0105 pytania, kt\u00f3ra wersja jest w\u0142a\u015bciwa i gdzie znajduje si\u0119 komplet dokumentacji.<\/p>\n\n\n\n

Okres przej\u015bciowy powinien mie\u0107 jasno okre\u015blony cel oraz termin zako\u0144czenia. W przeciwnym razie rozwi\u0105zanie tymczasowe mo\u017ce sta\u0107 si\u0119 sta\u0142ym elementem organizacji.<\/p>\n\n\n\n

Transparentno\u015b\u0107 wymaga przygotowania ludzi<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Jedn\u0105 z najwi\u0119kszych warto\u015bci system\u00f3w workflow jest mo\u017cliwo\u015b\u0107 odtworzenia historii sprawy. Wida\u0107, kiedy dokument wp\u0142yn\u0105\u0142, komu zosta\u0142 przekazany, jakie dzia\u0142ania wykonano i ile czasu zaj\u0119\u0142y poszczeg\u00f3lne etapy.<\/p>\n\n\n\n

Dla organizacji jest to cenna wiedza. Pozwala lepiej kontrolowa\u0107 terminowo\u015b\u0107, wykrywa\u0107 zatory oraz porz\u0105dkowa\u0107 odpowiedzialno\u015b\u0107.<\/p>\n\n\n\n

Dla cz\u0119\u015bci pracownik\u00f3w ta sama cecha mo\u017ce by\u0107 jednak \u017ar\u00f3d\u0142em obaw. System pokazuj\u0105cy histori\u0119 dzia\u0142a\u0144 bywa odbierany jako narz\u0119dzie obserwowania pracy, nawet je\u017celi jego podstawowym zadaniem jest zapewnienie przejrzysto\u015bci procesu i bezpiecze\u0144stwa dokumentacji.<\/p>\n\n\n\n

Tego problemu nie rozwi\u0105\u017ce instrukcja obs\u0142ugi. Potrzebna jest komunikacja wyja\u015bniaj\u0105ca, po co organizacja wdra\u017ca system, jakie problemy chce rozwi\u0105za\u0107 i co konkretnie zmieni si\u0119 w pracy poszczeg\u00f3lnych grup u\u017cytkownik\u00f3w. Trzeba te\u017c jasno powiedzie\u0107, jakie wsparcie b\u0119dzie dost\u0119pne po uruchomieniu.<\/p>\n\n\n\n

Nie wszyscy pracownicy maj\u0105 takie same kompetencje cyfrowe. Jednej osobie wystarczy kr\u00f3tkie szkolenie, inna potrzebuje \u0107wicze\u0144 na rzeczywistych przyk\u0142adach oraz mo\u017cliwo\u015bci powtarzania czynno\u015bci we w\u0142asnym tempie. Nie jest to argument przeciwko wdro\u017ceniu. Jest to argument za tym, aby zarz\u0105dzanie zmian\u0105 potraktowa\u0107 r\u00f3wnie powa\u017cnie jak konfiguracj\u0119 systemu.<\/p>\n\n\n\n

Po zako\u0144czeniu projektu zaczyna si\u0119 produkt – uruchomienie produkcyjne zamyka jeden etap, ale nie ko\u0144czy pracy nad systemem.<\/h2>\n\n\n\n

Po wdro\u017ceniu pojawiaj\u0105 si\u0119 kolejne potrzeby u\u017cytkownik\u00f3w, zmiany prawne, nowe integracje i nast\u0119pne rodzaje spraw mo\u017cliwe do prowadzenia elektronicznie. Organizacja zaczyna tak\u017ce dostrzega\u0107 procesy, kt\u00f3re mo\u017cna upro\u015bci\u0107 albo cz\u0119\u015bciowo zautomatyzowa\u0107.<\/p>\n\n\n\n

W tym miejscu klasyczne podej\u015bcie projektowe przestaje by\u0107 wystarczaj\u0105ce. Projekt ma zakres, harmonogram, bud\u017cet i dat\u0119 zako\u0144czenia. Produkt wymaga w\u0142a\u015bciciela, roadmapy, backlogu zmian, regularnych wyda\u0144 oraz sta\u0142ej wsp\u00f3\u0142pracy z u\u017cytkownikami.<\/p>\n\n\n\n

W przypadku systemu workflow nie wystarczy mierzy\u0107 dost\u0119pno\u015bci technicznej i liczby za\u0142o\u017conych kont. Znacznie wi\u0119cej m\u00f3wi udzia\u0142 spraw prowadzonych elektronicznie, czas dekretacji, liczba dokument\u00f3w nadal drukowanych albo liczba spraw przekraczaj\u0105cych terminy. Takie wska\u017aniki pozwalaj\u0105 oceni\u0107, czy system rzeczywi\u015bcie zmienia organizacj\u0119. Mo\u017cna bowiem mie\u0107 sprawnie dzia\u0142aj\u0105c\u0105 aplikacj\u0119, z kt\u00f3rej u\u017cytkownicy korzystaj\u0105 tylko w minimalnym zakresie. Technicznie wdro\u017cenie zako\u0144czy\u0142o si\u0119 powodzeniem, ale biznesowa zmiana nie nast\u0105pi\u0142a.<\/p>\n\n\n\n

Podej\u015bcie produktowe oznacza sta\u0142e rozwijanie cyfrowego \u015brodowiska pracy, a nie oczekiwanie na kolejny du\u017cy projekt modernizacyjny. Przysz\u0142o\u015b\u0107 administracji publicznej nie polega na skanowaniu coraz wi\u0119kszej liczby dokument\u00f3w. Chodzi o cyfrowe prowadzenie spraw, sprawny przep\u0142yw informacji i bezpieczny dost\u0119p do dokumentacji.<\/p>\n\n\n\n

Systemy takie jak EZD PUW i EZD RP pokazuj\u0105, \u017ce rozwi\u0105zanie przygotowane dla sektora publicznego mo\u017ce \u0142\u0105czy\u0107 wsp\u00f3lne standardy z mo\u017cliwo\u015bci\u0105 dostosowania do konkretnej organizacji. Sama technologia jednak nie wystarczy. O powodzeniu decyduj\u0105 procesy, regulacje, kompetencje pracownik\u00f3w, zaanga\u017cowanie kierownictwa oraz spos\u00f3b zarz\u0105dzania zmian\u0105 po uruchomieniu systemu.<\/p>\n\n\n\n

Fakt, \u017ce o EZD RP s\u0142yszymy dzi\u015b w radiu, jest dobrym podsumowaniem drogi, jak\u0105 przesz\u0142a cyfryzacja dokumentacji w administracji. Temat przesta\u0142 by\u0107 domen\u0105 w\u0105skiej grupy specjalist\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n

Pytanie nie brzmi ju\u017c, czy podmioty publiczne powinny wdra\u017ca\u0107 EZD. Znacznie wa\u017cniejsze jest to, czy potrafi\u0105 zrobi\u0107 to w taki spos\u00f3b, aby zmieni\u0107 organizacj\u0119 pracy, a nie tylko przenie\u015b\u0107 dotychczasowe czynno\u015bci z papieru do kolejnego systemu.<\/p>\n\n\n\n

<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

EZD – System klasy Workflow, kt\u00f3ry jeszcze niedawno funkcjonowa\u0142 g\u0142\u00f3wnie w specjalistycznych dyskusjach o cyfryzacji administracji, sta\u0142 si\u0119 elementem komunikacji skierowanej do szerokiego grona odbiorc\u00f3w. Nie oznacza to oczywi\u015bcie, \u017ce obywatel powinien zna\u0107 funkcje systemu EZD albo interesowa\u0107 si\u0119 sposobem dekretowania dokument\u00f3w w urz\u0119dzie. Powinien natomiast odczu\u0107 efekty jego dzia\u0142ania. <\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":296,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1,57,58],"tags":[60,61,62],"class_list":["post-295","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-brakkategorii","category-workflow","category-zarzadzanie-produktem","tag-ezd","tag-workflow","tag-zarzadzanieproduktem"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/orlowski.pm\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/295","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/orlowski.pm\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/orlowski.pm\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/orlowski.pm\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/orlowski.pm\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=295"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/orlowski.pm\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/295\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":298,"href":"https:\/\/orlowski.pm\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/295\/revisions\/298"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/orlowski.pm\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/296"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/orlowski.pm\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=295"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/orlowski.pm\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=295"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/orlowski.pm\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=295"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}